Jul 262017
 

Kate Mackenzie (back), Senior Measurement Improvement Manager

So I went running on the weekend (“So what?!”).

I took part in a running event (“Oh you’re are one of those types!”).

I ran 104 miles.

Now I have your attention. I ran 28 miles on day 1, 39 miles on day 2 and 37 miles on the final day.

I should add for the millennials amongst you, that’s 167 km. Or Milford Haven to Cardigan for visualisers and geographers. Some of you are likely wondering why on earth I would do such a thing. You may even be thinking – I’d love to try something like this. And the compassionate ones might be concerned for the state of my feet (a bit weary, puffy ankles and medically taped up. My ice bath is calling!).

It is the same with improvement projects.

Rarely can you capture interest or support merely by saying “I am doing some improvement”. The only people whose heads will turn are other improvers. “I am doing an improvement project” might capture a few more as it sounds like something out of the ordinary. The third gets everyone’s attention. It’s the data.

Done right, the data is your common language. It immediately gives a frame of reference for your journey. And it explains the magnitude of your achievement. It provokes a response. It shouldn’t be complicated or onerous to collect or explain.

The words “data” or “measures” often raises groans of not being mathematically minded or it’s all too hard. It can feel that it is something extra to do on top of all the lovely improving that you are doing.

Measuring your improvement is inextricably linked to the change you are making. Your data is sitting all around you. You just need to look around with your project aim clearly in mind and think how do I check whether this has improved?

If you don’t know your numbers at the start (your baseline), how can you truly know that you are putting your effort into the right thing?

By monitoring your progress (regular measurement), you are aware of positive results which can be a massive morale boost to keep going. Or you know that blips are just blips or if there is something more determinedly awry.

And then when it comes broadcasting your success to your colleagues, your peers, your directorate manager or the finance director. You want them to recognise and celebrate your achievements but you need to tell them in a way that is meaningful to them as well as you.

You could think about another example – many people undertake a personal improvement project at some stage of their lives,  to lose some weight. In this instance, decisions are taken about what time of day to weigh, how often or whether to enlist the support of a local club. The key point is that no-one starts without knowing their weight to begin with and without recording their regular weigh-ins. Measurement is how you keep yourself on track, how you keep pushing forward with your project.

In short, DATA IS YOUR FRIEND.

It is how you prove to the detractors that your efforts are making a tangible difference. It will be how you convince your upper echelons to give you the support and investment.  And when you look back, it will be the thing that crystallises your success.

Happy measuring!

Jul 262017
 

Kate Mackenzie

Es i i redeg ar y penwythnos (“Beth am hynny?!”).

Cymerais ran mewn digwyddiad rhedeg (“O un o’r rhieni wyt ti!”).

Rhedais 104 o filltiroedd.

Nawr rwyf wedi llwyddo i ddal eich sylw. Rhedais 28 milltir ar ddiwrnod 1, 39 milltir ar ddiwrnod 2 a 37 milltir ar y diwrnod olaf.

Dylwn ychwanegu ar gyfer y mileniaid yn eich plith mai 167 km yw hynny. Neu o Aberdaugleddau i Aberteifi i ddelweddwyr a daearyddwyr.

Bydd rhai ohonoch siŵr o fod yn meddwl pam ar y ddaear y byddwn yn gwneud y fath beth. Efallai y byddwch hyd yn oed yn meddwl – Byddwn wrth fy modd yn rhoi cynnig ar rywbeth fel hyn. Ac efallai y bydd y rhai trugarog yn eich plith yn pryderu am gyflwr fy nhraed (braidd yn flinedig, wedi’u lapio mewn tâp meddygol gyda fferau chwyddedig. Mae’r bath iâ yn galw!) Mae’r un peth yn wir am brosiectau gwella.

Anaml y gallwch ddal diddordeb neu ennyn cefnogaeth rywun drwy ddweud “rwy’n gwneud ychydig o waith gwella”. Yr unig bobl y bydd eu pennau’n troi yw pobl eraill sy’n gwneud gwaith gwella. Efallai y bydd “Rwy’n gwneud prosiect gwella” yn ennyn diddordeb ychydig mwy o bobl gan ei fod yn swnio’n rhywbeth allan o’r cyffredin. Mae’r trydydd yn denu sylw pawb. Y data.

O’i wneud yn iawn, y data yw eich iaith gyffredin. Maent yn rhoi fframwaith cyfeirio ar gyfer eich taith ar unwaith. Ac maent yn esbonio maint eich cyflawniad. Maent yn ennyn ymateb.

Ac ni ddylent fod yn gymhleth neu’n feichus i’w casglu na’u hesbonio.

Mae’r geiriau “data” neu “mesurau” yn aml yn ysgogi cwynion nad oes gan rywun feddwl mathemategol neu bod y cyfan yn rhy anodd. Gall deimlo ei fod yn rhywbeth ychwanegol i’w wneud ar ben yr holl waith gwella hyfryd rydych chi’n ei wneud.

Mae cysylltiad annatod rhwng eich gwaith gwella a’r newid rydych chi’n ei wneud. Mae eich data o’ch amgylch chi. Y cyfan sydd angen i chi ei wneud yw edrych o amgylch gyda’ch prosiect mewn golwg a meddwl sut y gallwch wirio a yw hyn wedi gwella?

Os nad ydych yn gwybod y rhifau ar y dechrau (eich llinell sylfaen), sut y gallwch wybod i sicrwydd eich bod yn canolbwyntio eich ymdrechion ar y peth cywir?

Drwy fonitro eich cynnydd (mesur rheolaidd), rydych yn ymwybodol o ganlyniadau cadarnhaol a all fod yn hwb enfawr i forâl a’ch helpu i ddal ati. Neu sut mae gwybod mai gwyriadau yw gwyriadau ynteu a oes rhywbeth mwy difrifol yn bod.

Ac yna pan ddaw’n amser i roi gwybod i’ch cydweithwyr, eich cyfoedion, eich rheolwr cyfarwyddiaeth neu’r cyfarwyddwr cyllid am eich llwyddiant. Rydych am iddynt gydnabod a dathlu eich cyflawniadau ond rhaid i chi ddweud wrthynt mewn ffordd sy’n ystyrlon iddyn nhw yn ogystal â chi.

Gallech feddwl am enghraifft arall – mae llawer o bobl yn ymgymryd â phrosiect gwella personol ar ryw adeg yn ystod eu bywydau, er mwyn colli ychydig o bwysau. Yn yr achos hwn, gwneir penderfyniadau ynghylch pa amser o’r dydd i bwyso, pa mor aml, neu a ddylid troi at glwb lleol am gymorth. Y pwynt allweddol yw nad oes neb yn dechrau heb wybod eu pwysau cychwynnol a heb gofnodi eu cynnydd bob tro y byddan nhw’n pwyso eu hunain. Mesur yw sut rydych yn cadw eich hun ar y trywydd iawn, sut rydych yn parhau i wthio ymlaen gyda’ch prosiect.

Yn gryno, DATA YW EICH FFRIND.

Dyma sut rydych yn profi i’r difriwyr bod eich ymdrechion yn gwneud gwahaniaeth gwirioneddol.

Dyma sut y byddwch yn argyhoeddi’r rhai ar y lefelau uwch i’ch cefnogi ac i fuddsoddi.

A phan fyddwch yn edrych yn ôl, dyma fydd yn crisialu eich llwyddiant.

Mwynhewch y mesur!